Política de privacidad y tratamiento de datos

1. Quién es responsable de tus datos

TUBISNES ("TUBISNES", "nosotros") es responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política.

• Domicilio: Cra 69 # 51 - 70, Bogotá D.C., Colombia.
• Correo para asuntos de datos personales: gerencia@tubisnes.co
• Teléfono y WhatsApp: +57 316 721 2540
• Sitios web: tubisnes.co y clinica.tubisnes.co

Esta política se aplica a los sitios anteriores, a nuestros canales de contacto (correo, teléfono, WhatsApp, chat con IA y agenda en línea) y a los servicios que prestamos a nuestros clientes.

2. Normas que aplicamos

Trabajamos con clientes en Colombia y en Estados Unidos, así que cumplimos ambos marcos:

• Colombia: Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) sobre protección de datos personales, junto con las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), incluidas sus orientaciones sobre inteligencia artificial. También la Ley 1480 de 2011 (consumidor), la Ley 527 de 1999 (mensajes de datos) y la Ley 1273 de 2009 (delitos informáticos).
• Estados Unidos: la Sección 5 de la FTC Act y las leyes estatales de privacidad aplicables, como la CCPA/CPRA de California y las leyes equivalentes de Virginia, Colorado, Connecticut, Utah, Texas, Oregón y otros estados; HIPAA cuando tratamos información de salud protegida por cuenta de una entidad cubierta; TCPA y CAN-SPAM para comunicaciones; COPPA para menores de 13 años; y las leyes estatales de notificación de incidentes de seguridad.

Cuando una norma local te dé más derechos que los descritos aquí, se aplica esa norma.

3. Nuestros dos roles: Responsable y Encargado

Es importante distinguirlos porque cambian a quién debes dirigir tus solicitudes:

• Somos Responsables de los datos de quienes nos contactan: visitantes del sitio, interesados comerciales, clientes, proveedores y candidatos. Decidimos para qué se usan y esta política los cubre.
• Somos Encargados de los datos que tratamos por cuenta de un cliente dentro de una implementación (por ejemplo, los pacientes de una clínica que hablan con un agente de IA, o los contactos que viven en su CRM). Ahí el Responsable es el cliente: define las finalidades, obtiene las autorizaciones y atiende a los titulares. Nosotros seguimos sus instrucciones y lo pactado en el contrato.

Si eres paciente o cliente de una empresa que usa nuestra tecnología y quieres ejercer tus derechos, dirígete a esa empresa. Si nos escribes a nosotros, trasladaremos tu solicitud a quien corresponda y te lo informaremos.

4. Qué datos recogemos y para qué

4.1 Navegación en el sitio

Nuestro servidor registra datos técnicos: dirección IP, fecha y hora, página solicitada, navegador y, si existe, la página de procedencia. Los usamos para operar el sitio, mantener su seguridad y resolver fallas. Es información que genera automáticamente cualquier servidor web.

4.2 Contacto comercial

Cuando nos escribes por WhatsApp, correo o teléfono, o nos dejas tus datos en una conversación, tratamos tu nombre, empresa, cargo, teléfono, correo y lo que nos cuentas sobre tu necesidad. Lo usamos para responderte, preparar una propuesta, hacer seguimiento comercial y, si contratas, ejecutar el servicio y facturarlo.

4.3 Chat con Isabella (asistente de IA)

En clinica.tubisnes.co ofrecemos un asistente de IA llamado Isabella que ayuda a elegir un plan y a agendar una demo. Funciona así:

• Los mensajes que escribes se envían a nuestro servidor y de ahí al proveedor del modelo de lenguaje (OpenAI, en Estados Unidos) para generar la respuesta. Solo se envían los últimos mensajes de la conversación.
• No guardamos la conversación en nuestro servidor. Queda en tu navegador (almacenamiento local) para que no pierdas el hilo si recargas la página, y desaparece cuando la borras o limpias los datos del navegador.
• Para evitar abusos y controlar costos guardamos, hasta por diez minutos, un valor cifrado (hash) de tu dirección IP con la hora de tus mensajes, más un contador diario de conversaciones. No permite identificarte por sí mismo.
• Si decides agendar, Isabella toma tu nombre, el nombre de la clínica, tu teléfono y, si lo mencionas, el plan de interés y notas del contexto. Con esos datos se arma el mensaje de WhatsApp y el enlace de agenda; tampoco se almacenan en nuestro servidor.
• Isabella está configurada para no pedir datos clínicos ni información de pacientes. Por favor no escribas ese tipo de información en el chat.

Isabella es un sistema automatizado y puede equivocarse. No toma decisiones con efectos jurídicos sobre ti ni sustituye la asesoría de una persona: para eso siempre puedes hablar con nuestro equipo.

4.4 Formulario "Agenda tu demo"

En clinica.tubisnes.co puedes dejar tu nombre, el de tu clínica, tu WhatsApp y tu correo para que te contactemos. Esos datos viajan a nuestro servidor y quedan registrados en Brevo, la plataforma donde gestionamos contactos y envíos, para responderte y coordinar la demo. Puedes pedirnos que los eliminemos cuando quieras.

4.5 Agendamiento de demos

La agenda funciona con Calendly (Estados Unidos). Al reservar entregas tu nombre, correo, zona horaria y lo que respondas en el formulario; Calendly nos notifica la reunión. También puedes agendar por WhatsApp si prefieres no usar esa herramienta.

4.6 Clientes, proveedores y facturación

De nuestros clientes y proveedores tratamos datos de contacto, información tributaria y de pago, y los registros propios de la relación contractual, para cumplir el contrato y las obligaciones contables y tributarias.

4.7 Datos dentro de las implementaciones

En los proyectos de IA, contact center, CRM o automatización podemos acceder a bases de conocimiento, manuales, grabaciones, conversaciones y registros operativos del cliente, únicamente con el alcance acordado y bajo su instrucción. No usamos esa información para fines propios.

5. Con qué autorización o base legal tratamos tus datos

En Colombia pedimos tu autorización previa, expresa e informada antes de tratar tus datos, salvo en los casos en que la ley no la exige (por ejemplo, información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones o datos de naturaleza pública). Esa autorización puede constar en el mensaje que nos envías, en la conversación con nuestro equipo, en un formulario o en la aceptación de esta política, y podemos conservar prueba de ella.

Para residentes de Estados Unidos, tratamos tus datos para ejecutar o preparar un contrato contigo, cumplir la ley, atender tus solicitudes y sostener nuestra relación comercial, y pedimos consentimiento cuando la norma estatal lo exige, por ejemplo para datos sensibles o para ciertas comunicaciones de marketing.

Puedes revocar tu autorización en cualquier momento (ver la sección de derechos). La revocación no afecta tratamientos anteriores ni los datos que debamos conservar por una obligación legal o contractual.

6. Datos sensibles, salud y menores de edad

Los datos de salud, biométricos y otros datos sensibles reciben protección reforzada. Responder preguntas sobre datos sensibles siempre es facultativo.

• En nuestros canales públicos no solicitamos datos de salud. Si llegan por iniciativa de quien escribe, los eliminamos o los trasladamos al responsable que corresponda.
• Cuando un cliente del sector salud nos contrata, los datos de pacientes se tratan bajo su instrucción, con reserva de la historia clínica según la Ley 23 de 1981 y la Resolución 1995 de 1999, y con las medidas de seguridad pactadas.
• Si el cliente está sujeto a HIPAA, no tratamos información de salud protegida sin un acuerdo de asociado comercial (Business Associate Agreement) firmado.
• La voz de una persona puede constituir dato biométrico. En los agentes de voz no creamos identificadores biométricos ni huellas de voz salvo que el cliente lo contrate expresamente y cuente con el consentimiento que exige la ley aplicable, como la BIPA de Illinois.
• Nuestros sitios y servicios no están dirigidos a menores de 13 años y no recogemos sus datos a sabiendas. En Colombia, el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes solo procede cuando responde a su interés superior y con autorización de sus representantes legales. Si detectamos datos de un menor recogidos sin ese respaldo, los eliminamos.

7. Cómo usamos la inteligencia artificial

• Te avisamos siempre que estés hablando con un asistente de IA y puedes pedir hablar con una persona en cualquier momento.
• La información confidencial de nuestros clientes no se usa para entrenar modelos de lenguaje públicos. Nuestros proveedores de modelos tratan la información como datos de cliente de su API: no la emplean para entrenar sus modelos y solo la retienen por un periodo corto para control de abuso, según sus condiciones vigentes.
• Cada integración se diseña para consultar únicamente las fuentes autorizadas por la organización, con aislamiento de datos y control de acceso.
• Los agentes de IA no emiten diagnósticos ni asesoría profesional, y escalan a una persona los casos urgentes o sensibles.
• En proyectos que puedan producir efectos significativos sobre las personas, acordamos con el cliente medidas de supervisión humana, pruebas de calidad y registro de decisiones.

8. Cookies y tecnologías similares

El sitio de TUBISNES no instala cookies publicitarias ni de analítica, y a la fecha no usamos herramientas de medición de audiencia. Lo que sí encontrarás:

• Almacenamiento local del chat: guarda la conversación con Isabella en tu navegador, únicamente en tu dispositivo.
• Fuentes tipográficas de Google: algunas páginas cargan fuentes desde los servidores de Google, que recibe tu dirección IP al servirlas.
• Calendly: si abres la agenda, esa herramienta puede instalar sus propias cookies conforme a su política.

Puedes bloquear o borrar el almacenamiento local y las cookies desde la configuración de tu navegador; el sitio sigue funcionando.

9. Con quién compartimos datos

No vendemos datos personales, no los intercambiamos por contraprestación y no los compartimos para publicidad comportamental de terceros. Compartimos lo necesario con:

• Proveedores de tecnología que nos ayudan a operar: alojamiento web y correo (HostGator), modelos de lenguaje (OpenAI, Estados Unidos), agenda en línea (Calendly, Estados Unidos), gestión de contactos y envíos de correo (Brevo, Unión Europea), mensajería (WhatsApp, de Meta Platforms) y, en proyectos específicos, proveedores de telefonía, CRM o nube que se informan al cliente.
• Nuestros clientes, cuando los datos corresponden a su propia operación.
• Asesores profesionales (contables, legales, de auditoría) sujetos a deber de confidencialidad.
• Autoridades, cuando una norma, una orden judicial o una solicitud legítima nos obligue.
• Un tercero adquirente, si hay una reorganización, fusión o venta del negocio; en ese caso la información sigue amparada por esta política.

Con quienes tratan datos por cuenta nuestra firmamos compromisos de confidencialidad y seguridad, y les exigimos usar los datos solo para prestar el servicio contratado.

10. Transferencias internacionales

Parte de la infraestructura que usamos está en Estados Unidos, así que tus datos pueden tratarse fuera de Colombia. Para esos envíos nos apoyamos en tu autorización, en la necesidad de ejecutar un contrato contigo o en el interés del propio servicio, y en todos los casos exigimos al proveedor compromisos contractuales de confidencialidad, seguridad y uso limitado, conforme a los criterios de la Superintendencia de Industria y Comercio sobre transferencia y transmisión internacional de datos.

11. Cuánto tiempo conservamos los datos

• Consultas comerciales sin contratación: hasta dos años desde el último contacto.
• Clientes y proveedores: durante la relación y, después, el término legal de conservación de documentos y soportes contables (diez años para libros y papeles del comerciante, según el Código de Comercio).
• Registros técnicos del servidor: el periodo corto que define nuestro proveedor de alojamiento, por seguridad.
• Control de abuso del chat: minutos (hash de IP) y el contador diario.
• Datos tratados para un cliente: el tiempo pactado en el contrato; al terminar, los devolvemos o los eliminamos según lo acordado.

Cuando ya no hay finalidad ni obligación legal que los justifique, eliminamos o anonimizamos los datos.

12. Seguridad e incidentes

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado en tránsito (HTTPS), control de acceso por roles, credenciales y llaves fuera del código y del alcance público, separación de ambientes, copias de respaldo, registro de actividad y acuerdos de confidencialidad con nuestro equipo y proveedores. Ningún sistema es infalible, así que también preparamos la respuesta a incidentes.

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, lo investigamos, tomamos medidas de contención y lo reportamos a la Superintendencia de Industria y Comercio y a las personas afectadas cuando la ley lo exige. Para personas en Estados Unidos aplicamos además los plazos y requisitos de notificación del estado correspondiente. Si detectas un problema de seguridad, escríbenos a tech@tubisnes.co.

13. Tus derechos en Colombia

Como titular de datos personales puedes:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos frente a nosotros.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgaste, salvo cuando la ley no la exige.
• Ser informado sobre el uso que les hemos dado.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos, o cuando la SIC haya determinado que el tratamiento fue contrario a la ley.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales.

Cómo ejercerlos

Escríbenos a gerencia@tubisnes.co con tu nombre, la forma de contactarte, la descripción de tu solicitud y los documentos que quieras aportar. Si escribes en nombre de otra persona, indícalo y acredita que puedes hacerlo.

• Consultas: respondemos en un máximo de diez días hábiles. Si no es posible, te explicamos por qué y atendemos dentro de los cinco días hábiles siguientes al vencimiento.
• Reclamos: respondemos en un máximo de quince días hábiles. Si no alcanzamos, te informamos los motivos y la nueva fecha, que no supera los ocho días hábiles siguientes.
• Si el reclamo está incompleto, te pedimos completarlo dentro de los cinco días siguientes; si pasan dos meses sin respuesta, se entiende que desististe.
• Si el reclamo va dirigido a otro responsable o encargado, lo trasladamos en un máximo de dos días hábiles y te avisamos.

Antes de acudir a la SIC debes haber agotado este trámite ante nosotros, como exige la ley.

14. Tus derechos si resides en Estados Unidos

Si vives en un estado con ley de privacidad del consumidor, y en la medida en que esa ley nos aplique, puedes:

• Saber qué categorías de datos tratamos, de dónde vienen, para qué los usamos y con quién los compartimos.
• Acceder a una copia de tus datos y pedir su portabilidad.
• Corregir datos inexactos.
• Pedir su eliminación.
• Oponerte a la venta o a la cesión de datos para publicidad de comportamiento y al perfilamiento con efectos significativos. No hacemos ninguna de esas actividades.
• Limitar el uso de datos sensibles.
• No sufrir un trato discriminatorio por ejercer tus derechos.

Escríbenos a gerencia@tubisnes.co. Verificaremos tu identidad con la información que ya tenemos y responderemos dentro de los cuarenta y cinco días calendario, prorrogables por otros cuarenta y cinco cuando la solicitud lo requiera; te avisaremos si necesitamos la prórroga. Puedes actuar mediante un agente autorizado, acreditando su representación. Si negamos tu solicitud, te explicaremos por qué y podrás pedir que revisemos la decisión.

No hemos vendido ni compartido datos personales para publicidad de comportamiento en los últimos doce meses, tampoco de menores de 16 años.

15. Comunicaciones comerciales y llamadas

• Puedes pedirnos en cualquier momento que dejemos de enviarte comunicaciones comerciales, respondiendo al mismo canal o escribiendo a gerencia@tubisnes.co. Atendemos la solicitud sin costo.
• En Colombia respetamos los canales y horarios de contacto que la ley reconoce a las personas, incluida la Ley 2300 de 2023 cuando resulta aplicable a la campaña.
• En Estados Unidos seguimos la TCPA y las reglas de la FCC, que exigen consentimiento previo por escrito para llamadas y mensajes de marketing con sistemas automatizados o voces generadas con IA, y la CAN-SPAM para correos, que siempre incluyen un mecanismo para darse de baja.
• Las llamadas pueden grabarse para calidad y seguridad. Cuando se graban se avisa al inicio y, donde la ley exige el consentimiento de todas las partes, se recoge antes de continuar.

16. Enlaces y servicios de terceros

Nuestro sitio enlaza a servicios de terceros como WhatsApp, Calendly o redes sociales. Cuando sales de tubisnes.co aplica la política de privacidad de ese tercero; te recomendamos leerla. No respondemos por sus prácticas.

17. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestros servicios o la normativa. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización y, si el cambio es sustancial, lo informaremos por los canales habituales. Esta política está vigente desde el 15 de septiembre de 2026.

18. Contacto y autoridades

Para cualquier asunto de datos personales: gerencia@tubisnes.co · +57 316 721 2540 · Cra 69 # 51 - 70, Bogotá D.C., Colombia.

En Colombia, la autoridad de protección de datos es la Superintendencia de Industria y Comercio. En Estados Unidos puedes acudir a la Federal Trade Commission o a la oficina del fiscal general (Attorney General) de tu estado.

Consulta también nuestros Términos y condiciones.